Office-Brain - Der Knowledge Management Podcast

Apple Kurzbefehle erlauben es dir förmlich, eine eigene App ohne Programmierkenntnisse zu bauen. Doch für was kannst du sie tatsächlich im Alltag anwenden? Heute liefern wir dir Tipps, wie du dich am besten an Apple Kurzbefehle (oder auch Shortcuts) herantastest und geben dir mit unseren Beispielen aus dem Alltag erste Inspiration, was du damit alles machen kannst. Beim Basteln eigener Shortcuts kann man aber im Nu sehr viel Zeit verlieren. Apple hat sie dafür endlich in macOS Monterey integriert und dadurch lassen sie sich bequem am Mac verstehen und erstellen. Die besprochenen Kurzbefehle kannst du dir übrigens von unserem Synapsen-Dashboard kostenfrei herunterladen und selber ausprobieren.

Mit unseren Tipps startest du richtig in die Welt der Apple Kurzbefehle

Einfache Abläufe am Computer dauern lange und können schnell zur Zeitverschwendung werden, je öfter du sie wiederholst. Du wirst es sicher aus deinem Alltag kennen: Passwörter suchen, Text hin- und her kopieren, E-Mails auf Englisch formulieren und deine Ordner aufräumen. Wiederholst du diese vermeintlich simplen Dinge jeden Tag immer und immer wieder, dann kann man schnell von Zeitverschwendung reden, wenn du dafür keine Helfer nutzt. Denn mit dem Einsatz praktischer Tools machst du dir die Arbeit leichter und sparst schnell sehr viel Zeit. Welche Tools das sind, das erfährst du in dieser Folge des Office-Brain Podcasts.

Mit diesen Tools gewinnst du Zeit

Unter Prokrastination versteht man das Hinauszögern oder Aufschieben einer Sache. Es kann schon mal vorkommen, dass man zögert. Ganz besonders wenn man sich überfordert fühlt oder unsicher ist, was die zu erledigenden Aufgaben sind oder wie man eine Aufgabe erledigen soll. Regelmäßiges Zögern jedoch kann zu negativen Folgen wie Gewohnheitsbildung, dauerhaft schlechter Arbeitsqualität, verpassten Terminen und Stress führen. Wir sprechen heute über über 3 Methoden, wie man Aufgaben angehen kann sowie ein System, bei dem garantiert nichts liegen bleibt.

Drei Methoden und ein System, mit dem nichts aufgeschoben und Arbeit konsequent erledigt wird

Heute stellen wir dir unsere Favoriten Shortcuts aus den verschiedensten Bereichen des macOS vor. Damit arbeitest du am Mac komfortabler und die Nutzung von Tools wird wesentlich einfacher. Das Beste ist: Du benötigst keine extra Tools, denn die Shortcuts sind standardmäßig bereits aktiviert.

Hilfreiche Tastatur-Kurzbefehle, die du im Alltag sofort anwenden kannst.

Apple bietet seinen Nutzern im Finder die praktische Tagging-Funktion. Sie erlaubt es dir, Dateien und Ordnern eine farbige Markierung zu vergeben. Ein Tag und alle markierten Objekte lassen sich dadurch mit einem Klick darstellen.

Richtig eingesetzt findest du sehr viel schneller, was du suchst.

Nach über 10 Jahren Evernote, versuche ich mit meinem digitalen Langzeitgedächtnis von Evernote zu Notion umzuziehen. Die Umsetzung erwies sich als nicht ganz problemlos, was an mehreren Faktoren auf beiden Seiten lag und liegt.

Nach über 10 Jahren Evernote, versuche ich mit meinem digitalen Langzeitgedächtnis von Evernote zu Notion umzuziehen.

Der Einsatz von Tastatur-Kurzbefehlen kann dich im Alltag mit deinem PC deutlich schneller an das Ziel bringen, als dich umständlich mit der Maus durch Kontext-Menüs zu forsten.

Aller Anfang ist schwer, aber es lohnt sich, Tastaturbefehle einzusetzen. Insbesondere, wenn man täglich mit dem PC arbeitet.

IFTTT ist ein Dienst, der nach einmaliger, einfacher Programmierung dauerhaft automatisiert mit von dir festgelegten Aktionen auf Ereignisse in deiner Umgebung reagiert. Wir haben nach unserer letzten IFTTT-Folge im Oktober den Dienst weiter intensiv genutzt und sprechen heute über die Use Cases, die uns den größten Mehrwert bringen, was IFTTT gute kann und wofür man lieber auf andere Dienste zurückgreifen sollte.

Wir diskutieren Ideen und Möglichkeiten der Umgebungssteuerung, Optimierung deines produktiven Tagesablaufs

Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz führt dazu, dass du permanent von Durcheinander abgelenkt wirst. Man nennt es auch gern mal “kreatives Chaos”, doch seien wir mal ehrlich: Unordnung lenkt ab! Du verlierst den Fokus auf das Wesentliche, kannst deine volle Leistung nicht abrufen und schließlich leidet darunter auch deine Produktivität.

Mit diesen Hilfsmitteln kannst du alles rund um deinen Schreibtbisch produktiver machen

Hat das iPad Pro tatsächlich das Potenzial, einen Mac komplett zu ersetzen? Sebastian nutzt ein iPad Pro und hat damit Anfang 2019 sein altes MacBook in den Ruhestand geschickt.

Das solltest du vor dem Wechsel wissen!

Es ist die Zeit des Jahres, in der die Menschen gute "Vorsätze" fassen, um dramatische persönliche oder berufliche Veränderungen in ihrem Leben zu erreichen. Wir besprechen, wie du das mit OKRs hinbekommst und effektive Resultate erzielst.

Die digitale Entgiftung ist der perfekte Weg, um eine Pause von deinen Gadgets und digitalen Medien zu nehmen und dich auf das zu konzentrieren, was für dich wichtig ist.

Es ist schwierig, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen, wenn man die ganze Zeit im Büro oder an seiner Arbeit sitzt. Wir sprechen über vier Schritte, die dir helfen können, diese Work-Life-Balance herzustellen und dieses Gleichgewicht zu finden.

In den letzten Jahren hat die tägliche Anzahl von Video-Meetings erheblich zugenommen. Mit einfachen Verhaltensregeln trägst du zu einem störungsfreien Meeting bei. Doch machen wir uns nichts vor: Oft gelingt das im Alltag einfach noch nicht. Nobody is perfect. Einige der Klassiker lassen sich in fast jedem Termin beobachten. In unserer "Beschwerde-Episode" besprechen wir unsere Top 5 der Dinge, die in Video-Calls stören. Ganz egal, ob du selber ein Meeting veranstaltest oder als Gast teilnimmst. Damit du dich in Zukunft noch einfacher auf deine Meetings vorbereiten kannst, steht auf unserem kostenfreien Synapsen-Dashboard eine umfangreiche Checkliste zum Download zur Verfügung.

Sammle nicht nur alle relevanten und wichtigen Informationen plattform- und medienübergreifend, sondern steigere durch Verstärkungslernen deine Behaltensleistung. Mit dieser App kein Problem. Wenn du liest, sind nach einer Stunde nur noch 45% des Gelesenen in deinem Gedächtnis. Nach einem Tag sind es nur noch 34%, sechs Tage nach dem Lernen ist das Gedächtnis auf 23% geschrumpft. Nur 15% des Gelernten wird dauerhaft gespeichert. Mit Readwise gibt es eine App, die dir nicht nur dabei hilft, sämtliche Quellen in deinem externen Gehirn zu konsolidieren. Sie hilft dir außerdem dabei, die Lern- und Gedächtniskurve zu hacken und durch Verstärkung deine Behaltensleistung deutlich zu steigern. Gedächtnisübungen können langweilig sein, Readwise hingegen ist nicht nur effektiv, sondern macht tatsächlich eine Menge Spaß. Wie das alles funktioniert, besprechen wir in der heutigen Episode.

Am ersten Tag nach dem Urlaub erwarten dich zahllose E-Mails und setzen einen manchmal tagelang außer Gefecht. Mir ist es gelungen, meinen Posteingang nach einer fast dreimonatigen Abwesenheit rund 2.000 E-Mails in unter drei Stunden zu sortieren. Für deine nächste Büro-Auszeit haben wir deshalb heute 10 Tipps, um das E-Mail Chaos nach deiner Rückkehr so schnell wie möglich wieder in den Griff zu bekommen. Dabei machen wir uns wieder die praktischen Suchordner von Outlook zunutze und verbessern unser Mailbox Master System, damit es beim nächsten Mal noch schneller geht.

Du verwendest mehrere Kalender, vielleicht sogar auf mehreren Plattformen? Du willst effizient arbeiten und sicher stellen, dass nicht nur du selbst, sondern auch dein Team weiß, wann du für Besprechungen verfügbar bist? Du fragst dich, wie du es hinkriegst, plattformübergreifend die ultimativen frei-gebucht Informationen zur Verfügung zu stellen? Die Unannehmlichkeiten einer unklaren Kalenderverwaltung bei cross-plattform Kalendern sind der Hauptgrund für verspätete oder verpasste Termine. Wir besprechen Strategien und Tools, wie du das Problem löst, und zwar heute noch.

Fehlt dir bei manchen Dingen einfach die Motivation, sie endlich zu erledigen? Gamification kann die Lösung für dich sein. Mit Gamification oder auch Gamifizierung machst du nüchterne Aufgaben spielerisch zu einer persönlichen Herausforderung. Einfache Mittel helfen dabei, dich selber zu motivieren, Dinge wieder mit Spaß zu erledigen und dauerhaft dranzubleiben. Um dich selber zur Erledigung zu bewegen, kannst du auf einfachste Dinge zurückgreifen. Worauf es bei der Gamifizierung noch ankommt und welche Apps dir dabei behilflich sein können, das erfährst du in dieser Folge des Office-Brain Podcasts.

Anstatt im "was kommt als Nächstes Modus" zu arbeiten, bis alles erledigt ist, entscheidest du proaktiv, wie viel Zeit du wann und sogar wo dafür aufwendest. Timeboxing ist eine sehr einfache Zeitmanagementtechnik, die dir helfen kann, deinen Arbeitstag effektiver zu machen. Dazu ist es eine sehr hilfreiche Methode, um Selbstdisziplin zu üben und deinen Zeitplan so zu organisieren, dass deine wichtigsten Aufgaben an erster Stelle stehen. Mit Timeboxing kannst du besser kontrollieren, wie viel Zeit du für eine bestimmte Aufgabe investierst und ob sie auf deine Ziele einzahlt. Timeboxing bedeutet einfach, dass du deinen Kalender öffnest und einen Zeitblock einbuchst, der für eine bestimmte Aufgabe reserviert ist, die du dann wie geplant erledigst. Anstatt also an Aufgaben im "was kommt als Nächstes Modus" zu arbeiten, bis alles erledigt ist, entscheidest du proaktiv, wie viel Zeit du wann und sogar wo dafür aufwendest.

Wie du deine Browser Bookmarks schnell aufräumst und deine Lesezeichenleiste clever aufbaust, das besprechen wir heute. Wenn du dich schon länger davor gedrückt hast, dieses Thema endlich anzugehen, dann ist heute der richtige Tag dafür. Es geht schneller, als du denkst! Mit einfachen Tools bereinigen wir inaktive Links und lösen leere Ordner auf. Sobald in deinen Bookmarks Ordnung herrscht, ist es Zeit für ein System, das sich langfristig leicht pflegen lässt.

Die Pomodoro-Technik ist ein effektives Zeitmanagementsystem, bei dem du einen Timer benutzt, um dich 25 Minuten lang auf deine Arbeit zu konzentrieren, gefolgt von einer fünfminütigen Pause. Wie du die Pomodoro-Technik in deinem digitalen Alltag anwenden kannst? Welche Apps dir helfen, fokussiert zu bleiben und wie du Pomodori in deinem E-Mail und Task-Management Tools umsetzen kannst? All das besprechen wir in unserer heutigen Podcast Episode.

In der letzten Folge haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, zwei völlig übergelaufene Gmail-Postfächer aufzuräumen. Dabei gilt es, über 15.000 E-Mails zu sortieren. Ist es möglich, ein solches Postfach mit der einfachen Web-Oberfläche des Postfachdienstes aufzuräumen, oder sollte man besser ein kostenpflichtiges Tool einsetzen, was diese Arbeit abnehmen soll? Außerdem: In welcher Zeit schafft man wie viele Nachrichten und wie gehe ich dabei am besten vor, um keine wichtigen Nachrichten zu verlieren? All das haben wir für dich nicht nur dokumentier, sondern hier noch mal diskutiert.

In der heutigen Folge starten wir unser Experiment und nehmen uns zwei überfüllte Postfächer zur Brust, um sie aufzuräumen. "Das mache ich mal, wenn ich Zeit habe" sagt man sich gern mal bei Dingen, die länger dauern könnten. In unserem Falle hat es sogar fünfzehn Jahre gedauert. Beide Postfächer enthalten tonnenweise alter Mails. Wie schaffst du es, aus Zehntausenden Mails wirklich nur die wichtigen Nachrichten zu identifizieren? Unerwünschte E-Mails sollen verschwinden und den begrenzten Speicherplatz wieder freigeben. Wir besprechen, welche verschiedenen Herangehensweisen es zur Bereinigung gibt und welche Dienste einen dabei unterstützen könnten.

Wenn du die Produktiv mit System Episoden hier im Podcast gehört hast dann weißt du welche  zentrale Rolle der Taskmanager  in deiner digitalen Toolbox spielt oder spielen sollte. Wir stellen dir mit Things 3 heute den wahrscheinlich populärsten, schicksten und sicherlich auch mit am leistungsfähigsten Taskmanager für Mac OS und iOS vor. Things 3 ist fester Bestandteil unserer Toolbox. Wir erklären dir warum und wieso er es bei dir auch sein sollte.

Angefangene Artikel für später speichern und organisieren. Wenn du unterwegs viel liest, dann hilft dir unsere heutige Tool-Empfehlung Instapaper. Denn damit speicherst du Artikel aus dem Web für später bequem auf all deinen mobilen oder stationären Geräten ab und kannst sie offline ganz in Ruhe fertig lesen. Durch die vorhandenen Integrationen lässt sich Instapaper sogar in der kostenfreien Basisversion mit wichtigen Tools wie Evernote aus deinem Produktivitäts-System synchronisieren. Warum Instapaper in deiner digitalen Toolbox nicht fehlen sollte, das erfährst du in der heutigen Episode.

Ein guter Passwortmanager sollte in keiner Toolbox fehlen, anders wirst du die Menge an Kennwörtern kaum verwalten können. Mit 1Password stellen wir dir ein sicheres Tool vor, das über alle Plattformen hinweg verfügbar ist und durch seine einheitliche Oberfläche auf sämtlichen Geräten intuitiv zu bedienen ist. Neben Funktionen wie Tagging oder Tresore, mit denen du für Ordnung sorgen kannst, bringt 1Password auch im Bereich Sicherheit einiges mit. Unter anderem warnt dich der Watchtower, wenn eine von dir benutzte Seite kompromittiert wurde und ein Passwortwechsel ratsam wäre. 1Password hat noch mehr auf Lager, hör einfach direkt rein!

Täglich verschwenden wir viel Zeit damit, die gleichen Dinge wieder und wieder zu tippen. Warum lassen wir das nicht den Computer erledigen? Genau das macht Rocket Typist. Einmal eingerichtet, sparen dir in Rocket Typist hinterlegte Textvorlagen massig Zeit, die du für andere Dinge übrig hast. Wir besprechen nicht nur, warum Rocket Typist in deine Toolbox gehört, sondern auch, was Rocket Typist besser macht als andere Textexpander oder Snippet Apps.

Der abonnementbasierte Dienst für macOS- und iOS-Anwendungen bietet Zugang zu einer wachsenden Sammlung von Software von verschiedenen Entwicklern für eine feste monatliche Gebühr. Dazu gehören auch Top-Titel in den Kategorien Produktivität, Lifestyle, Web-Entwicklung, Mac-Wartung, Kreativität, Schreiben, Bildung und persönliche Finanzen. Darüberhinaus brauchst du dir mit einem Setapp Abo keine Gedanken mehr über Lizenz-, Update- oder Upgrade-Gebühren machen, denn die sind für alle Apps inklusive. Warum Setapp eine wertvolle Ergänzung deiner digitalen Toolbox ist, besprechen wir in der heutigen Episode.

Vor dem Wochenende gibt es für jeden Podcast-Enthusiasten noch mal etwas ganz Besonderes. Heute wollen wir euch Airr vorstellen, die Podcast-App für das iOS, die sich in deine Productivity-Workflows integrieren lässt. Was das bedeutet, wie das geht und was Airr anders macht als alle anderen guten Podcast-Apps, mit denen man einfach nur konsumieren kann, erklären wir dir in der heutigen Episode.

Mit IFTTT kannst du Workflows erstellen zwischen Apps, die von Haus aus nicht kompatibel miteinander sind. Aus einer Auswahl von über 300 Apps lassen sich beliebige Automationen Schritt für Schritt erstellen. IFTTT steht für 'if this then that' und wie der Name schon verrät, definierst du einen Auslöser in der ersten App, der dann eine Aktion in der zweiten App startet. So lässt du Slack eine Nachricht posten, sobald im OneDrive-Ordner eine neue Datei abgelegt wurde oder speicherst jedes Youtube-Video in Evernote, sobald du einen Like vergeben hast.

Ohne Programmierkenntnisse eigene Apps erstellen? Mit Apple Kurzbefehlen kannst du individuelle Workflows im Baukastenprinzip erstellen und später mit einem Klick ausführen. Apple Kurzbefehle basieren auf den Funktionen von Siri. Die Betriebssysteme iOS und iPad OS enthalten viele hilfreiche Basis-Funktionen, mit denen du deine eigenen Kurzbefehle perfektionieren kannst. Zudem kannst du manuelle Eingaben verarbeiten, berechnen und auch an andere Apps transportieren. Verknüpfst du die richtigen Tools und die optimalen Aktionen miteinander, dann kannst du damit sehr umfangreiche Abläufe zusammenstellen, mit denen du im Alltag Zeit sparst.

Heute ergänzen wir die beste Kalender-App Fantastical, die wir dir gestern vorgestellt haben, mit Cardhop, dem Kontaktmanager, der keine Wünsche offenlässt. Wie Fantastical auch arbeitet Cardhop synchronisiert und perfekt integriert über alle deine Apple-Geräte hinweg. Mit NLP-Funktionen, die verstehen, was du willst, war Kontaktpflege und Interaktion auf dem Mac eigentlich nie einfacher. Diese App gehört in deine digitale Toolbox! Warum das so ist, erklären wir dir noch mal ausführlich in der heutigen Episode des Synapsenfestivals - nur hier im Office-Brain-Podcast.

Ein Weltklasse-Kalender auf Mac, iPad und iPhone, der auf allen Plattformen nicht nur gleich aussieht, sondern auch noch zuverlässig konsistenten Funktionsumfang bietet. Fantastical liefert das und mehr und ist deswegen unserer Meinung nach DIE Kalender-App für deine Productivity Toolbox. Warum das so ist, erklären wir dir in der heutigen Episode des Synapsenfestivals - nur hier im Office-Brain-Podcast.

Das heutige Tool ist Hazel und stammt von der Ein-Mann-Softwareschmiede Noodlesoft. Über viele Jahre ist es zum absoluten Top-Tool geworden, um Datei- und Ordnerstrukturen auf deinem Mac zu automatisieren. Der Funktionsumfang ist grenzenlos. Lasse damit bestimmte Ordner überwachen und wenn die darin befindlichen Dateien oder Ordner bestimmten Kriterien erfüllen, dann führt Hazel die vorher festgelegte Aktion durch. Beispielsweise lässt sich dein Desktop automatisch von Dateien bereinigen, die du seit 7 Tagen nicht mehr geöffnet hast. Doch das ist nur der Anfang. Kombinierst du verschiedene Aktionen, dann lassen sich Abfolgen oder ganze Workflows arrangieren. In unserer Podcast-Folge stellen wir dir einige Beispiele vor. In unserem Episoden-Handout auf dem Synapsen-Dashboard haben wir ein paar praktische Einrichtungshilfen beschrieben, sodass du direkt loslegen kannst.

Unser heutiges Tool ist Brave. Der Browser basiert auf Chrome und bringt dadurch alle Vorteile des populären Suchprogramms mit sich und ist mit allen Extensions kompatibel. Brave glänzt aber besonders mit seinen Datenschutz-Features, denn man hat alles daran gesetzt, deine persönlichen Daten beim surfen zu schützen. Personalisierte Werbung und Tracker werden durch das integrierte Brave Shield blockiert und es macht einen zusätzlichen AdBlocker überflüssig. Doch nicht nur das! Durch die Aktivierung der browsereigenen Rewards kannst du dir bis zu fünf nicht personalisierte Werbeeinblendungen pro Stunde anzeigen lassen und wirst dafür sogar mit Kryptowährung belohnt. Diese kannst du auf Wunsch an die von dir am häufigsten besuchten Websites zurückfließen lassen oder mit dem Guthaben eine neue Produktivitäts-App kaufen.

Die heutige Folge dreht sich um den praktischen Helfer Alfred. Das Tool setzt auf eine Bedienung per Tastatur-Kommandos und hält eine Vielzahl toller Funktionen parat, die sich alle individuell erweitern lassen. Mit den entsprechenden Kommandos startest du nicht nur Apps in Sekundenschnelle, sondern findest auch Files in deinem Dateisystem oder suchst nach einem Schlagwort in dem entsprechenden Portal, wie zum Beispiel Wikipedia, IMDB, und und und. Außerdem steht ein umfangreicher Clipboard-Manager parat. Mittels Workflows lassen sich ganze Abfolgen von Einzelschritten ganz individuell, etwa auch mit Code, zusammenbauen und mit einem einzigen Kommando starten. Alfred sollte in deiner Toolbox daher nicht fehlen.

Heute geht es um den Elefanten unter den Notiz-Apps, der App, die dir hilft ein Elefantenhirn aufzubauen. Es geht um Evernote. Evernote ist sicherlich eine der Notiz-App Fagschiffe, die in der Community allerdings durchaus kritisch betrachtet wird. Was der Grund ist und warum du trotzdem auf Evernote setzen solltest erfährst du in der heutigen Folge.

Heute legen wir direkt mit der Eier legenden Wollmilchsau, dem All-In-One Workspace Tool Notion los, was bei uns mittlerweile zur zentralen Instanz der Kommandozentrale für unser Business geworden ist. Wie und ob das bei dir auch klappen kann, besprechen wir hier.

Was will ich am Ende der Woche umgesetzt haben, was sind die nächsten Schritte und wie stelle ich sicher dass ich meine Ziele auch erreiche? Alles das sind Fragen, auf die das Weekly Review Antworten liefert. Wie du eins durchführst und damit deine Effizienzmaschine ans Laufen kriegst, erfährst du hier im Office-Brain - Knowledge Management Podcast.

Offene Schleifen sind sind persönliche Verpflichtungen, die für unser Unterbewusstsein psychologische Belastungen darstellen. Mit einem Braindump überführst du die diese offenen Schleifen aus deinem echten Hirn hinein in dein neues Meta-Hirn. Wie das genau funktioniert, erfährst du hier im Office-Brain Knowledge Management Podcast.

Eine effektive Kombination aus insgesamt 5 Systemen ist die Basis für deine digitale Toolbox und dein Knowledge Management System. Welche Systeme das sind, wie sie angeordnet sein sollten und welche Tools du nutzen kannst bzw. worauf du bei der Auswahl achten musst, besprechen wir in der heutigen Episode.