BAM! Bytes and More

Das Rechnungswesen in einer großen Einkaufskooperation wie expert ist anspruchsvoll: Rund 220.000 Belege gehen Monat für Monat in der Langenhagener Zentrale ein, welche verarbeitet und rechtskonform wieder in die Bücher der selbstständigen Gesellschafter zurückgeführt werden müssen. In dieser Episode von BAM! – Bytes and More mit unserem Host Dr. Sabine Holl verrät Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT bei expert, in welchen Schritten sein Unternehmen die Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung umgesetzt hat, welche Faktoren dabei hilfreich waren und was in Sachen digitaler Rechnungsprozess in Zukunft noch alles geplant ist.

Die Tourismusbranche galt lange als Schlusslicht bei der Digitalisierung. “Mittlerweile haben wir uns ins Mittelfeld vorgekämpft, sowohl wegen als auch trotz Corona”, betont von Stockert. In dieser Episode von BAM! – Bytes and More teilt sie mit Host Dr. Sabine Holl ihre Sicht auf die Branche und lotet die Potenziale der Digitalisierung aus.

Roland Eisenbrand ist seit über zehn Jahren als Journalist in der Digitalbranche aktiv. Seit 2014 verantwortet er als Head of Content alle inhaltlichen Komponenten von OMR, der führenden europäischen Plattform für die globale Digitalwirtschaft. Gemeinsam mit "BAM! –Bytes and More"-Host Dr. Sabine Holl spricht er in dieser Episode unter anderem über die Herausforderung, in einer digitalen Welt mit analogen Produkten erfolgreich zu sein.

"Wir erkaufen uns die Vorteile der digitalen Technologien durch Angreifbarkeit", warnt der Experte für Informationssicherheit und Datenschutz Torsten Dargers. Ob wir mobil arbeiten oder ein Online-Business betreiben – "wir sehen uns immer einem anderen, automatisierten Geschäftsmodell gegenüber. Und das sind kriminelle Organisationen, die 24x7 auf unsere Daten zugreifen wollen." Im Podcast betont Dargers die Relevanz umfassender Sicherheitskonzepte und erklärt, worauf Unternehmen beim Datenschutz besonders achten sollten.

Mehr als 27.000 Mitarbeitende, etwa 9,5 Milliarden Euro Umsatz, Standorte in 101 Ländern: Die Sika AG aus Zürich gehört zu den Branchenriesen im Bereich der Chemischen Industrie. Umso größer ist auch die Herausforderung für die beiden verantwortlichen IT-Spezialisten Thierry Berset und Peter Simon, die das Unternehmen mit einem zentralen Informationsmanagement auf Basis von yuuvis® RAD ausstatten wollen. In BAM! – Bytes And More berichten sie über Auswahlkriterien, erste Anwendungsfälle und "wellenartige" Rollouts.

Im Mittelpunkt der Episode steht eine geniale Idee, die den Briefversand auf klimafreundliche und effektive Art ermöglicht – schnell, direkt und digital. Wie einfach und sicher das geht, erläutert Sylvio Thiele, einer der beiden Geschäftsführer von hpc DUAL Deutschland, Anbieter der Software-Lösung BriefButler. Mit ihrer Hilfe werden Geschäftsbriefe und Verwaltungsschreiben nach Möglichkeit vorrangig digital zugestellt. Einzig Empfänger, die auf diesem Wege nicht erreichbar sind, bekommen ihre Post wohnortnah ausgedruckt und zugestellt.

Nach über zwei Jahren Pandemie hat sich Homeoffice nun in vielen Unternehmen dauerhaft etabliert. Doch es gibt auch kritische Stimmen: Mitarbeitende vermissen die persönlichen Begegnungen, Führungskräfte verzweifeln an der neuen digitalisierten Kommunikationskultur. Regina Mehler, Gründerin der Agenturen 1ST ROW und WOMEN SPEAKER FOUNDATION, und Reinhild Fürstenberg, Geschäftsführerin und Gründerin des Fürstenberg Instituts, identifizieren in der Podcast-Folge die wichtigsten Bausteine, um Leitungsebenen und Teams im Office wieder optimal miteinander zu versöhnen.

Elektronische Akten, komfortable Prozesse und zentraler Datenzugriff: Dank des ECM enaio® konnte die Ahlsen Immobilien AG aus Berlin sämtliche Vorgänge rund um die Verwaltung ihrer 10.000 Wohneinheiten in kürzester Zeit digital abbilden. Die Prokuristin Maria Kempe – seit knapp vier Jahren im Unternehmen – berichtet gemeinsam mit Jürgen Richter, Presales Consultant von OPTIMAL SYSTEMS, was sich in den Fachabteilungen alles verändert hat.

"Operativ betrachtet brauchen wir eine Zukunftsvision", konstatiert Dino Cardiano, Dozent für Medienmanagement und Kommunikation an der International University und IBA in München, sowie Gesellschafter der Marketing & Innovation GP GmbH. Der Unternehmer appelliert an Politik, Entscheider und Gesellschaft, aber auch an jeden Einzelnen. Um Veränderungen, klare Visionen und Ziele auf den Weg zu bringen, dürfe der Blick nicht nur auf Elon Musk oder Steve Jobs gerichtet werden, denn "auch in den einfachen Reihen gibt es eine Vielzahl großer Visionäre", so Cardiano. Als Gesellschaft müssten wir uns daran gewöhnen, in einer unvorhersehbaren Zukunft zu leben. In der 21. BAM!-Episode skizziert Cardiano, wie die Digitalisierung neue Möglichkeitsräume schaffen kann, welche Faktoren für Produktivitätssteigerungen notwendig sind und wie wir die Bedürfnisse der Gesellschaft mit den Anforderungen der Arbeitswelt besser in Einklang bringen können.

Ein Team von Buchhaltungsprofis und Programmierern hat auf Basis von SAP Business One-FiBu, DATEV-Software und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) yuuvis® von OPTIMAL SYSTEMS eine Softwarelösung entwickelt, die es international agierenden Unternehmen erlaubt, ihre Buchhaltungsunterlagen aus verschiedenen Ländern nach DATEV-Standards zusammenzuführen und Tax Compliance Richtlinien einzuhalten. In dieser Episode von BAM! sprechen die Akteure der Software-Lösung, Willi Plattes, Sebastian Löhr, Alexander Altmann, Markus Heubeck und Bernd Meyer, über die Herausforderungen länderübergreifender Buchführung.

"Unternehmen müssen heute begründen, warum ihre Mitarbeiter ins Büro kommen sollen. Früher war es genau umgekehrt", sagt die Verhaltenswissenschaftlerin und Professorin an der Privatuniversität Schloss Seeburg und Mitarbeiterin am Lehrstuhl für Strategie und Organisation der TU München, Dr. Theresa Treffers. Sie beschreibt im Gespräch mit Dr. Sabine Holl, wie neue Formen der Zusammenarbeit, Führungsverantwortung und Selbstorganisation als Säulen eines digitalen Modernisierungsprozesses im Unternehmen wirken können.

"Nach meiner Erfahrung ist es sehr wichtig, mit allen Beteiligten auf Augenhöhe zu kommunizieren", ist der IT-Anwendungsentwickler bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH, Stefan Nehls, überzeugt. Im Interview mit Frau Dr. Sabine Holl berichtet Nehls, auf welche Faktoren es bei den von ihm betreuten Digitalisierungsprojekten besonders ankam.

Im Unternehmensumfeld, und nicht nur dort, bedeutet die Digitalisierung meistens eine Beschleunigung. Doch wie lässt sich diese Beschleunigung sinnvoll nutzen, wie gewonnene zu wertvoller Zeit machen? Im Interview mit Ralf Dunker gibt Jonas Geißler Antworten. Er ist, wie sein Vater Karlheinz A. Geißler, Zeitexperte. Die beiden haben Bücher wie “Time is honey” oder – gemeinsam mit Harald Lesch – “Alles eine Frage der Zeit” verfasst und sind als Zeitberater aktiv. Sie helfen Menschen im Privat- und Berufsleben, sich nicht mit Zeitknappheit zu beschäftigen, sondern die Zeit zu leben, statt sie zu managen.

“Das HR Management muss zukünftig eine selbstbewusstere Rolle in Unternehmen einnehmen”, fordert Julian Knorr. Schließlich seien Mitarbeitende immer stärker darauf bedacht, nicht nur gefordert, sondern auch gefördert zu werden. Im Kontext der digitalen Transformation könne beides nur dann sinnvoll gelingen, wenn Führungskräfte das digitale Mindset ihrer Mitarbeiter verstehen und gezielt einsetzen. Davon profitierten auch die Unternehmen. Einen Tipp hat Knorr für Führungskräfte, die ihr digitales Mindset selbst ausbauen möchten: Er rät, sich jeden Morgen die Frage zu beantworten, welches Wagnis man heute eingehen möchte. “Nur wer weiß, was er sich zutraut, kann sich täglich ein Stück mehr aus der eigenen Komfortzone herausbewegen.”

“Der Digital Workplace braucht einen Regisseur, einen Advokaten für die Employee Experience, also die Belange der Mitarbeitenden”, sagt Dr. Andreas Stiehler, der mehrere Studien zum Thema New Work verfasst hat. “Ich würde mir sehr wünschen, dass HR hier eine viel aktivere Rolle übernimmt.” Sein Rat an Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden digital abholen und die Potenziale einer mobilen, virtuellen Zusammenarbeit erschließen wollen: Das Thema ganzheitlich angehen und die Aspekte Führungskonzept und Unternehmenskultur mit einbeziehen. “Es macht keinen Sinn, eine neue Collaboration-Plattform einzuführen, wenn man keine Vertrauenskultur im Unternehmen hat.”

Dieses Mal sind Stefanie Kästle, Geschäftsführerin der Firma Mader, und Helen Landhäußer, Geschäftsführerin der Mader-Tochtergesellschaft LOOXR, zu Gast bei BAM! – Bytes and More. Die beiden haben die Geschäftsleitung der Firmen vor wenigen Jahren übernommen und vorhandene Digitalisierungsansätze konsequent weitergetrieben. Entstanden sind daraus innovative Services, die neue Umsatzmöglichkeiten eröffnen und Druckluftanwendern zu mehr Effizienz verhelfen. Digitalisierung wird so zu einem Werkzeug des Energiesparens.

Als Chief Technology Evangelist von Optimal Systems weiß Dr. Olaf Holst, welches Potenzial die Digitalisierung in Unternehmen und Organisationen entfalten kann. Er weist darauf hin, dass es bei der Digitalisierung nicht darum geht, analoge Prozesse einfach nur in die digitale Welt zu übertragen. „Die Optimierung und Automatisierung der Abläufe sind der Schlüssel zu mehr Produktivität.“ Im Gespräch mit Ralf Dunker beschreibt er, was ein Enterprise Content Management (ECM) heute alles leistet und wie die integrierte Künstliche Intelligenz uns Routineaufgaben abnimmt und die Effizienz der Prozesse steigert.

Selbst für Digital Natives wie Marina Hubert ist die Digitalisierung nicht immer ganz einfach. Die Expertin für Kommunikationswissenschaften hat selbst lange Zeit viele Neuerungen der Digitalisierung skeptisch betrachtet. In dieser Episode von BAM! Bytes & More erklärt sie Dr. Sabine Holl, wie wichtig die Interne Kommunikation bei Digitalisierungsprozessen im Unternehmen ist und wie Mitarbeitende mit ihren Bedenken und Ängsten abgeholt werden können.

Nicole Schmitt von der Gries Deco Company war am Anfang skeptisch, ob das neue digitale Vertragsmanagement die Arbeit mit Papier erfolgreich ablösen kann. Sie erinnert sich an die ersten Schritte mit der neuen Technologie und resümiert: „Heute möchten wir enaio® nicht mehr missen.“ Gemeinsam mit Jürgen Richter, Sales Manager von OPTIMAL SYSTEMS, spricht sie über ihre Erfahrungen bei der Einführung der digitalen Vertragsverwaltung.

“Ich glaube, dass wir in Sachen Digitalisierung heute viel weiter sind, als wir es uns zugestehen“, meint Sascha Pallenberg im Podcast-Gespräch mit Ralf Dunker. Er war schon als Teenager IT-begeistert und betrieb später mehrere Blogs. Für einige Jahre arbeitete er im Bereich Kommunikation des Daimler-Konzerns. Seit April 2021 ist Pallenberg als Chief Awareness Officer bei der Nachhaltigkeitsplattform Aware aktiv.

Jörg Stritzelberger ist Gast in dieser Folge von BAM! Er leitet die Stabsstelle Digitalisierung der Stadt Schorndorf in Baden-Württemberg und gewährt im Gespräch mit unserem Host Dr. Sabine Holl Einblicke in seine Best Practice-Erfahrung bei der Modernisierung der kommunalen Verwaltung. Stritzelberger berichtet über die Einführung der Enterprise Content Management-Lösung enaio® als Basis für die Digitalisierung der Stadtverwaltung Schorndorf – sowohl aus technischer Sicht wie auch aus der Perspektive der Anwender, die bei dem Projekt gezielt mit an Bord genommen wurden.

Als Geschäftsführer und Mitglied des Verwaltungsrates bei ALDI Nord sammelte Dieter Brandes über viele Jahre Erfahrungen mit der Reduzierung von Komplexität im Management. Heute gilt er als „Experte für Einfachheit“. Auch auf das zielgerichtete Digitalisieren lässt sich seine Methodik anwenden: Erst kritisch analysieren und fragen, was ich erreichen will – dann Unnötiges streichen. Und schließlich das ganze System klug organisieren. Diese Drei-Schritt-Technik sei essenziell, um Prozesse einfach zu machen, sagt Brandes.

„Sparfüchse sollten bei der Einführung eines Enterprise Content Management Systems weniger auf den Preis schauen“, rät Prof. Dr. Holger Hemling im Podcast-Interview. Es mache immer Sinn, initial auf eine Software-Lösung zu setzen, die sehr leistungsfähig ist, von der Performance wie vom Funktionsumfang her. Dafür sollte man sich ein Initialprojekt aussuchen, für das aus kaufmännischer Sicht eine kurze Amortisationszeit berechnen werden kann – und darauf achten, dass die Lösung umfassend genug ausgelegt ist, um auch zukünftige Szenarien und Folgeprojekte gut abbilden zu können. So vermeidet man den Aufbau einer Landschaft aus Insellösungen, die später in Pflege und Administration hohe Aufwände verursacht. Hemling rät dazu, für die Einführung einer ECM-Lösung Szenarien zu nutzen, die einen möglichst hohen Automatisierungsgrad aufweisen, z. B. den Eingangsrechnungsprozess. Von der Erfassung bis zur Buchung lassen sich etwa 50 bis 70 Prozent der Tätigkeiten automatisieren. Solche Projekte lassen sich wirtschaftlich einfach auswerten.

Am 16. März 2021 fand in Berlin die “Digital Perspective '21” (DP21) statt – das digitale Business Event rund um Digitalisierungsthemen wie Datenschutz, Innovationen, Arbeitskultur und ECM. In dieser Podcast-Episode schildern Dr. Sabine Holl und Ralf Dunker Eindrücke des digitalen Events im Rückblick und bewerten für uns, was die wichtigsten Ergebnisse waren.

Die Kindernothilfe e.V. ist eine der bekanntesten gemeinnützigen Organisationen in Deutschland und international aktiv. Für das Dokumentenmanagement der Organisation bedeutet dies, dass die Inhalte von vielen Personen in diversen Sprachen genutzt werden. Wie die NGO das mithilfe von digitalen Dokumenten managen kann, beschreibt IT-Leiter Andreas Fischer. Außerdem gibt er Tipps für die Phasen vor, während und nach der Einführung eines ECM.

„Die Digitalisierung hat für mich etwas mit Transformation oder dem Management von Veränderungen zu tun – dem Willen, etwas anders zu machen als vorher“, sagt Günter Rodenkirchen mit Blick auf die wachsenden Ansprüche an die Prozess- und Produktqualität. Diese Anforderungen seien nur noch mit Software zu erfüllen. Mit der Installation eines Programms sei es aber nicht getan. Rodenkirchen macht deutlich, dass die Digitalisierung mit einer Bestandsaufnahme beginnen muss, um nicht vereinzelt, sondern ganzheitlich zu digitalisieren. Der Lohn: eine zukunftsfähige Ausrichtung mit nachhaltigem Gewinn für das Unternehmen.

Die Content Services-Plattform yuuvis® sei “wie eine Steckdose”: Im Podcast zur Digitalisierung wählt Mirko Knappe von der Norddeutschen Bildungsstiftung eine ungewöhnliche Metapher. Sie leuchtet ein: Man kann alles “dranstecken” und das System beliebig erweitern. Die Northern Business School in Hamburg hat yuuvis® als zentrale Informationsplattform für die Verwaltung von Dokumenten und Räumen eingeführt. Wie Studierende und die Hochschulverwaltung von diesem Schritt in die Digitalisierung profitieren, erklärt Mirko Knappe im heutigen Podcast.

„Wer einen Zehn-Kilometer-Lauf vor sich hat, kann nicht einfach loslegen – wir müssen uns darauf vorbereiten, wenn wir Leistung erreichen möchten“, sagt Markus Hornig im Hinblick auf die Steigerung der Performance in der digitalen Arbeitswelt. Dabei gelte es mit Informationsüberflutung, permanenter Ablenkung und dem Mythos vom Multitasking umzugehen. Ein neuer, im Spitzensport entwickelter Führungsstil und eine sehr gute Organisation seien hilfreich, um diesen Herausforderungen zu begegnen, meint der Mentaltrainer und Buchautor im Interview mit Dr. Sabine Holl und erklärt, wie Führungskräfte ihr „Team“ auch remote und mit digitalen Mitteln gezielter zum Erfolg führen können.

„Wir dürfen den Trend nicht verschlafen!“, sagt Carsten Brzeski im Hinblick auf die Digitalisierung. In den letzten Jahrzehnten hat Deutschland manche Chance verstreichen lassen. Nun sei es wichtig, den Anschluss nicht zu verlieren, meint der Chef-Volkswirt der ING-Bank im Interview mit Ralf Dunker und begründet, warum mehr Digitalisierung in unseren Betrieben, im Bildungswesen und in der Verwaltung so wichtig ist. Außerdem wirft der Makroökonom einen Blick auf die Zukunft unserer Wirtschaft. Hören Sie bei BAM!, wo die Reise in den kommenden Monaten hingeht, wann wir das Niveau vor Corona wieder erreichen werden und was Digitalisierung zum Aufschwung beitragen kann.

Die Digitalisierung im Unternehmen braucht eine Strategie. Bei uns erfahren Sie, wie Sie dafür die Basis legen. Wie Unternehmen und Organisationen davon profitieren. Wie Sie Informationen und persönliche Daten sicher managen und Prozesse schneller und effizienter gestalten. Dazu sprechen unsere Hosts – Dr. Sabine Holl und Ralf Dunker – regelmäßig mit IT-Kennern und Anwendern aus verschiedenen Branchen.