Podcasts about papierflut

In der heutigen Episode von "Aufräumen, Loslassen, Fliegen" nehme ich euch mit auf eine inspirierende Reise.  Wir sprechen über Birgit, eine wundervolle Klientin, die ihre Angst vor dem Aufräumen und einem riesigen Berg Papierkram überwunden hat.  Was euch erwartet:

Es gibt zu viele Regelungen für alle Eventualitäten und scheindigitalisierte Vorgänge in vielen Ämtern. Wenn die Verwaltung aber versagt, gerät die Wirtschaft ins Trudeln und viele verlieren das Vertrauen in den Staat.

Fast jeder ist derzeit unzufrieden wie wir unsere Projekte abwickeln trotzdem arbeiten wir in der Fläche so weiter, als wenn es uns Spaß machen würde. Es könnte sich aber eine bahnbrechende Veränderung abzeichnen. Das Thema "BIM" (Building Information Modeling) könnte die Art wie wir Projekte abwickeln grundlegend verändern. Dabei ist BIM viel mehr als nur eine 3D-Planung mit Kollisionsprüfung. BIM ist Digitalisierung in Reinkultur. Prozesse sollen vernetzt und optimiert werden, die Papierflut dem Ende gesegnet sein und die Baustellenabwicklung optimaler und reibungsloser verlaufen. Wie das alles zu erreichen ist, darüber wird intensiv diskutiert. Im Hochbau sind wir dabei schon relativ weit. Im Tiefbau dagegen eher weniger. Die Zeit ist jedenfalls reif für ein Interview in meinem Podcast mit einem der führenden BIM Experten. René Holzer von FCP Ingenieuren beschäftigt sich seit mehr als 10 Jahren mit BIM. Er ist einer der absoluten Experten in Österreich zu diesem Thema und daher ein kompetenter Gesprächspartner. Im ersten Teil des Interviews beschäftigen wir uns mit der vorvertraglichen Phase. Wir sprechen darüber, wie das 3D Modell mit den Standard-Leistungsbüchern harmoniert, wie sich die Ausschreibungserstellung durch BIM verändert bzw. erleichtert und welche Auswirkungen BIM auf die Preisermittlung und die Vergabe hat. Du kannst dich also auf ein spannendes Interview freuen und schon mal einen Vorgeschmack über die Baustellenabwicklung der Zukunft bekommen. Viel Spaß beim Anhören. Hier kannst du dich mehr über Renè und die Firma FCP informieren: https://www.fcp.at/ Und falls du es noch nicht heruntergeladen hast! In meinem kostenlosen E-Book findest du die besten Tipps zum Thema Kommunikation und Baubesprechung die du im deutschsprachigen Raum bekommen kannst. Alles praxiserprobte Verhaltensweisen, die dich in deiner Kompetenz der Bauprojektabwicklung voranbringen. Hol es dir unbedingt sofort unter folgendem Link: https://stefanufertinger.com/baubesprechung/ Hier geht's direkt zum Download des Anti-Claim-Management-Kit: https://stefanufertinger.com/acm-kit/ Auf folgender Seite kommst zur Homepage zu meinem Buch „Handbuch Örtliche Bauaufsicht“: https://oertlichebauaufsicht.at/ Auf dieser Seite erreichst du die Abteilung „Örtliche Bauaufsicht“ der AFRY Austria GmbH und kannst Kontakt mit mir und meinen Kollegen aufnehmen: https://afry.com/de-at/dienstleistung/ortliche-bauaufsicht-bauleitung Auf dieser Seite erreichst du die Bauwirtschaftsabteilung der AFRY Austria GmbH. Wir helfen dir bei deinen bauwirtschaftlichen Fragestellungen. Nimm einfach Kontakt mit mir auf: https://afry.com/de-at/dienstleistung/bauwirtschaft?page=3488

Am Wochenende habe ich es übers Herz gebracht - ich habe entrümpelt! Puh, das war nicht so einfach, denn nicht umsonst lagern die Unterlagen und Ordner schon jahrelang, um nicht zu sagen Jahrzehnte im Keller. Was es bringt, wie es sich anfühlt und welche Wege aus der Papierflut in Bezug auf Fachliteratur es gibt, hörst du in dieser Episode. Wann startest du deine nächste Wegwerf-Aktion? Weiterführende Links (Shownotes): Wann darf ich dich als Mitglied im Womanpreneur® Club begrüßen? https://dorisreimann.lpages.co/womanpreneur-club/

Mehr als 100 Einheiten verwalten bedeutet Briefe öffnen, Kampf gegen Papierflut. Aber abgeben? Keine leichte Aufgabe für Basti, der gerne den Überblick hat. Und selbst kennst man seine Objekte doch am besten. Aber für mehr freie Zeit und den Schritt raus aus dem Hamsterrad wagte er es: Neuer Verwalter, weniger Papierkram und dem nachgehen, was Spaß macht - Buden kaufen. immocation. Lerne Immobilien.

In dieser Folge gebe ich dir einen Einblick wie du deine Papierflut zuhause ordnen kannst und was du dafür benötigst. Viel Spaß beim anhören

Die teilweise Abschaffung des Solidarzuschlags ist beschlossen. Die FDP zieht vor das Bundesverfassungsgericht. Der Wehrbeauftragte des Bundestags, Hans-Peter Bartels, beschreibt im Interview mit Robin Alexander seine Vision einer europäischen Armee. Deutschland ist ganz knapp an einer Rezession vorbeigeschrammt. Sophie Schimansky berichtet von der Wall Street über die Reaktionen der Anleger. Das Bäckerhandwerk befürchtet eine Papierflut zum Jahreswechsel. Jeder Kunde muss ab 1. Januar einen Kassenzettel bekommen.

Stephan Steup und Jens von Buchhalterbox.de sprechen über das leidige Thema Buchhaltung für Immobilieninvestoren. Worauf ist zu achten und welche Fallstricke gibt es? Tipps und Tricks, sowie verschiedene Möglichkeiten die Papierflut in den Griff zu bekommen oder sogar ganz abzugeben erfährst Du in diesem Interview des Immopreneur Podcast. Freue Dich hier auf den ersten von zwei Teilen. www.Buchhalterbox.de www.Immopreneur-Kongress.de --- Der Immopreneur Kongress - Die pflichtveranstaltung für innovative Immobilien-Investoren. Erlebe an zwei 2 Tagen die Top-Speaker dier Immobilien-Investment-Szene und lerne die besten Strategien, Tricks und Kniffe rund um den Einkommens- und Vermögensaufbau mit Immobilien. Weitere Infos, Ressourcen und hilfreiche Links zu dieser Folge findest Du auf http://immopreneur.de/podcast. Hinterlasse hier gerne auch Deinen Kommentar zu dieser aktuellen Folge. Das System Immobilie (Hardcover und Hörbuch): Noch mehr rund um die verschiedensten Geschäftsmodelle findest Du im neuen Buch „Das System Immobilie“ von Thomas Knedel und 19 weiteren Autoren. Erfolg mit Wohnimmobilien (Kombi Hardcover/Hörbuch): Zudem findest Du in der neuen komplett überarbeiteten und stark erweiterten 2. Auflage von Erfolg mit Wohnimmobilien eine Komplettanleitung für das Investieren in Immobilien. Sichere Dir jetzt das Hardcover-Buch und erhalte nur kurze Zeit das Hörbuch gratis dazu!  Die Immobilienoffensive mit Thomas Knedel (Seminar): Die Immobilienoffensive ist das neue Seminar von und mit Thomas Knedel auch in Deiner Region! Immobilien-Insider-Know-how vom Feinsten! Erlebe unter anderem hautnah in einer Case-Study an einem Praxisbeispiel, wie Thomas Knedel seine Investments aufspürt, kalkuliert, prüft und letztendlich sichert.  Meine Bitte: Wenn Dir dieser Podcast gefällt, hinterlasse bitte eine 5-Sterne-Bewertung auf iTunes mit Deinem Feedback und abonniere diesen Podcast. Damit hilfst Du uns und der Immopreneur-Community den Podcast stetig zu verbessern. - Vielen Dank für Deine Unterstützung! Hinterlasse gleich jetzt eine Bewertung inkl. Rezension! Weitere Infos/ Kontaktmöglichkeiten: Das Netzwerk: Immopreneur.de/welcome Der Blog: Erfolg mit Wohnimmobilien Facebook Instagram Xing LinkedIn Youtube Twitter

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„Das ist doch bestimmt sehr aufwändig“ höre ich von Kunden immer wieder, wenn wir über den Auswahlprozess für ihre zukünftige Business Intelligence-Software sprechen. „Können wir uns das neben dem Tagesgeschäft zeitlich überhaupt leisten? Müssen da nicht gleich mehrere Fachabteilungen mit einbezogen werden, wenn nicht sogar das ganze Unternehmen?“ Viele haben gehört, dass sich die Auswahl über Monate hinziehen kann. Immer wieder erzählen mir Kunden, dass sie Unternehmen kennen, bei denen es exakt so gelaufen ist. Besonders, wenn mit einem externen Partner zusammengearbeitet wurde, der ausschließlich auf die Softwareauswahl spezialisiert ist. Dessen Auftrag also spätestens dann endet, wenn im Unternehmen eine Entscheidung getroffen wurde. Wen wundert es, dass Auswahlprozesse gerade in solchen Fällen unnötig aufgeblasen werden – das gehört schließlich zum Geschäftsmodell des Anbieters. Meist kommt es dann, wie es kommen muss: Das Ganze endet nach Wochen in einer wahren Papierflut. Für die meisten Kunden ist vieles danach noch unklarer als vorher. Natürlich macht es bei einem sehr großen, konzernweiten Business Intelligence-Projekt schon Sinn, sämtliche Aspekte des Vorhabens haarklein unter die Lupe zu nehmen – Anbieter für Anbieter, Anforderung für Anforderung, ganz nüchtern ohne vorschnell bestimmte Prioritäten zu setzen. Doch wie ist es, wenn Sie eine Lösung für Ihr mittelständisches Unternehmen oder im Wesentlichen nur für eine einzelne Abteilung suchen? Wenn das Management mit Informationen versorgt werden soll und die spätere Anwendergruppe überschaubar bleibt? Unter diesen Voraussetzungen ist ein ressourcenfressender Auswahlmarathon auf jeden Fall völlig unangebracht. Denn es gibt eine viel schlankere, effizientere Methode, um zu einer sicheren Auswahlentscheidung zu gelangen. Auf was es ankommt, zeigt eine Anekdote aus der Biografie des weltberühmten Sportmediziners Hans-Wilhelm Müller-Wohlfahrt, der viele Jahre die Spieler des FC Bayern München und die Deutsche Nationalmannschaft, aber auch Spitzensportler wie die Tennislegende Boris Becker und den Weltrekordsprinter Usain Bolt betreut hat.   Der Performance Manager Podcast ist der erste deutschsprachige Podcast für Business Intelligence und Performance Management. Controller und CFO erhalten hier Inspirationen, Know-how und Impulse für die berufliche und persönliche Weiterentwicklung. Weitere Informationen zu den Machern des Performance Manager Podcast, Peter Bluhm und Alexander Küpper, finden Sie hier: http://bit.ly/2u11IW5 Unsere Bitte: Wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, hinterlassen Sie uns bitte eine 5-Sterne-Bewertung, ein Feedback auf iTunes und abonnieren diesen Podcast. Zeitinvestition: Maximal ein bis zwei Minuten. Dadurch helfen Sie uns, den Podcast immer weiter zu verbessern und Ihnen die Inhalte zu liefern, die Sie sich wünschen. Herzlichen Dank an dieser Stelle! Sie sind ein Fan von unserem Podcast? Sie finden uns auch auf diesen Kanälen: Facebook: https://www.facebook.com/ATVISIO/ Twitter: https://twitter.com/atvisio Instagram: https://www.instagram.com/performancemanagerpodcast/ Xing: https://www.xing.com/profile/Peter_Bluhm Xing: https://www.xing.com/profile/Alexander_Kuepper/ iTunes: https://itunes.apple.com/de/podcast/der-performance-manager-podcast/id1202698232?mt=2 Soundcloud: https://soundcloud.com/atvisio Webseite: https://atvisio.de/pm-podcast

5 Tipps, um die Papierflut im Briefkasten zu stoppen und mehr Freude zu verbreiten

In gewohnt lockerer Unterhaltung beschäftigen wir uns mit dem papierlosen Büro und erläutern, wie wir die Papierflut im Privathaushalt in den Griff bekommen können. Auch interessiert uns, in welchen Bereichen man heutzutage auf Papier verzichten kann und wo es nicht ohne Papier geht. Denn auch wenn die Ökologie heute einen hohen Stellenwert hat steigt der Papierverbrauch an. Wir versuchen Gründe dafür zu finden und wagen auch einen Blick in die Vergangenheit.

Heute geht es um das Thema wie man sein Büro nackter gestaltet… also ohne Papier: Paperless wird das ganze genannt und die drei Piloten stellen ihre Erfahrungen und Workflows vor. Diese Woche: Workflows und Tools die unsere Piloten nutzen, wenn es um die Arbeit mit und ohne Papier geht. Lieber Fluggast, wenn dir das Gehörte gefällt oder dir Sorgenfalten auf die edle Stirn fabriziert, dann haben wir etwas für dich: iTunes Bewertungen. Überbleibsel Healthkit und Slapstick-Einlagen der letzten Keynote werden thematisiert in unseren Follow-Ups. Das eigentlich Überbleibsel ist jedoch, dass der Start um ca. eine halbe Stunde dank der Yosemite Beta von Andreas verzögert wurde… ψ(｀∇´)ψ. Paperless Wir sitzen heute eigentlich nicht in unserer Originalmaschine, sondern in einem Papierflieger… und das obwohl unser Thema “Paperless” heißt. Patrick W. (33) Nachdem von Patrick mit der oben zu lesenden Anmoderation des heutigen Themas das volle rhetorische Geschick des Ubercasts aufgeboten wurde, gerät unser Passagierflugzeug kurzweilig in Turbulenzen bis wir dann dazu kommen “grundlegendes” zu klären. Grundsätzliches: Wie Piloten papierlos werden. Das papierlose Büro wurde nach einer von Sven aus dem Stehgreif getätigten Aussage bereits Ende der Neunziger prognostiziert, theoretisiert und gar auch postuliert. Bis die Technik dann in der Tat praktikabel genug wurde, vergingen dann doch noch ein paar Jahre. Heute ist der Verzicht auf einen Großteil des Papiers möglich… daher bietet sich dieser Rundflug an für alle Füchse die papierlos werden wollen. Ein Grund für die steigende Popularität vom papierlosen Büro ist, das heute der zeitliche Aufwand deutlich geringer ist, wenn man papierlos arbeiten will. So gestaltet sich beispielsweise das Archivieren und Wiederfinden der Dokumente dank zahlreicher Hilfsmittel und genug Speicherkapazität problemloser. Doch nicht für jeden ist die papierlose Existenz eine Option. Als Selbstständiger ist ein für Andreas ein rechtlich einwandfreies papierloses Büro nicht zu 100% möglich. Seine Originaldokumente müssen 10 Jahre im zeitlerischen Archiv ihr dasein fristen und haben somit auch diverse Umzüge mitgemacht. Nichtsdestotrotz archiviert Andreas für seinen Steuerberater und sich selbst gerne digital, um schnellen Zugriff auf seine Papiere zu haben, beispielsweise falls diese mal flux nach der unangemeldeten Steuerüberprüfung an den bereits erwähnten Steuerberater weitergeleitet werden müssen. Sollte der Supergau eintreffen, so steht der papierlose Atombunker von Andreas bereit. Diese 10 Jahre an Akten stimmen Sven nachdenklich. Kritisch hinterfragt er den Status Quo, wo uns elektronisch erstellte und nicht mehr handschriftlich signierte Dokumente von Versicherung, Staat, Unternehmen und Geschäftspartnern zugestellt werden. Er kratzt sich an der Pilotenmütze und wundert sich in die Welt hinein, wo rechtlich überhaupt noch ein Unterschied besteht zwischen solchen “Originalen” und dem digitalisierten Pendent. Wir wissen die Antwort nicht und lassen ihn so mit einem nervösen Gefühl in der Magengrube weiterkratzen. Noch immer sind wir im Steigflug… also beim Einstieg. Patrick ist grundsätzlich bestrebt wenig Papier zu behalten. Er digitalisieren fast alles und versucht möglichst wenig in analogen Ordnern zu behalten. Dieser Freiberufler jedoch druckt erst aus, wenn dies explizit von ihm gefordert ist. Wichtige Dokumente von Ämtern, dem Finanzamt, der Bank und den lieben Versicherungen hebt er jedoch auch er in Ordnern auf (und von diesen digitalisiert er meist keine… wobei er sich nach dieser Folge fragen wird, warum er dies nicht auch noch macht). Auf jeden Fall steht fest, seitdem er Paperless ist, spart er sich jedoch für jedes Jahr einen separaten Ordner anzulegen. Schön das sich somit deren deren Anzahl auch etwas reduziert hat. Das Jahr 2010 markiert Svens Einstieg ins papierlose Büro. Wie Patrick hat er nur noch wenige Ordner, digitalisiert viel, aber nicht alles. Den neusten Tchibo-Prospekt z.B. nicht. Die große Frage ist, wie fängt man an langsam von seinen Papierbergen digitale Äquivalente zu erzeugen, wenn man 5, 10 oder gar 50 Ordnern aus den letzten Jahren vor sich sieht kann einem schnell die Lust vergehen. Sven zumindest hatte sich seinerzeit dafür entschieden vorerst nur neue Dokumente im Posteingang zu digitalisieren. So hat er auch herausgefunden, dass er es sich sparen kann veraltete Papiere aus seinen Ordnern ins neue digitale Format pressen welche sich alljährlich ändern (und eine neue, alleingültige Version darstellen). Des weiteren empfiehlt er sich 1-2 Tage im Jahr zu reservieren, an denen der Scanner zum glühen gebracht wird, auf das die Berge an Papier dahinschmelzen. Das paperless nicht automatisch heißt, dass man nur Akten scannen muss, wird von Patrick angeführt. Der hat nämlich ganz zahm seine ersten Schritte gewagt, indem er seine Kisten mit Bedienungsanleitungen gescannt hat (… jedenfalls die Exemplare für die er im Internet keine digitale Version gefunden hat). Wir halten fest: Auch mit “unwichtigen” Sachen kann man den Anfang machen und schauen, ob es für einen überhaupt funktioniert. Digitalisieren Das Scannen ist des Zeitlers größte Lust. Daheim hat er einen antikes Multifunktionsgerät - den Pixma von Canon - und im Coworking-Büro eine moderneres Gerät von Brother (welches sogar mit Einzug). Je nachdem wo er gerade ist wird dann direkt gescannt und das Ergebnis ist… was soll es anderes sein, ein PDF. Ein größeres Problem ist, wenn Andreas Steuerberater von ihm fordert, dass er das Dokument mit der Rechnungsnummer XYZ vom 27.06.1981 braucht. Da fast jeder Rechnungssteller sein eigenes Rechnungsformat hat, fand Andreas oft nicht was er sucht. Bis… ja, bis er seinen digitalen Dokumenten dieses einheitliche Rechnungsformat aufgebrummt hat. Der Löwenanteil der ganzen Benennung läuft bei ihm per Automation, weil es sonst zu viel Zeit kostet. Im Hause Welker steht zwar ein modernes Multifunktionsgerät in der Abstellkammer im Flur, der Samsung CLX-3185FW, aber Patrick schwört trotzdem auf Scanbot und/oder Scanner Pro. Er hat für sich entschieden, das er keinen Doxie oder Fujitsu Scanner braucht, da seine wöchentliche Papierflut sich in Grenzen hält und er die meisten Dokumente bereits digital bekommt (sei es vom Stromanbieter, den Banken oder Dr. Amazon). Er hält fest, dass jeder selbst wissen muss, wo sein Break-Even-Point ist und ab wann sich eventuell die Anschaffung eines Doxie lohnt. An der iPhone-Lösung gefällt Patrick, dass er nicht in den Flur latschen muss und direkt bestimmen kann wohin das PDF geht, in ein Evernote Notebook oder zur Dropbox. Bei Scanbot ist der automatische Upload zu in einen Dropboxordner voreingestellt. Am Zielort wird dann je nach Name der Datei eine automatisierte Aktion ausführt. Scanner Pro wird ab und an noch von ihm genutzt, wenn das File sensible Informationen enthält und es nicht automatisch hochgeladen werden soll. Mögliche Ziele für eine solche Datei sind z.B. der eigene NAS. Wenn man vom Teufel spricht…. Also nicht von Sven, sondern dessen Doxie. Der erfahrenste Pilot hat nämlich einen akkugestützten Einzugscanner, den Doxie Go, in der Küche gebunkert. Das ist der Ort an dem die Fechners ihre Post auf Stapeln stapeln, bis Sven Ende der Woche in seiner weekly review alles reviewt. Dann nämlich kämpfen sein Doxie und er sich durch die Papierfluten mit schnellen Kraulbewegungen. Als Pro-Alternative zum Doxie Go führt Sven den bei Vielen beliebten Fujitsu ScanSnap Scanner (inkl. Einzug, auch gemischte Formate, zwischen 50-100 Blatt) an. Auf den Mac kommt seine gesammelte Ausbeute entweder mit der Doxie App, welche auch direkt nach Evernotehausen senden kann oder so wie es erfahrene Piloten machen: Einscannen mit dem Doxie Go. Auf den Rechner laden, Doxie macht dann optional OCR (aka Schrifterkennung). Sven speichert schwarz/weiß mit OCR. In dem Inbox-Ordner gibt es Regeln von Hazel, welche das Dokument umbenennen. Generell öffnet Sven alle Dokumente in der Vorschau.app und nutzt einen selbstzusammengeflicktes Tastaturkürzel zur Umbenennung der Dateien. Dieses Kürzel zündet ein TextExpander Snippet, welches den Names aus folgenden Kategorien generiert: Typ des Dokuments (Rechnung, Quittung, Referenz, …) Jahreszahl-Monat Textfeld Wer schreibt mir (Versicherung, Telefongesellschaft) Grund: Mahnung, Erbschaft, … evtl. noch mehr Info Hazel macht nun endgültig Schluss mit lustig und schafft erneut Ordnung – je nachdem was für Schlüsselworte im Namen steckt. Auf die Frage von Andreas - der im übrigen keine Unterscheidung in Typen vornimmt, sich aber wundert, - was sich hinter “Referenz” versteckt, gibt Sven an, dass es sich hierbei um schwer zuordenbare Dokumente handelt. Neben Schriftstücken, welche bereits in getippter Form vorliegen, soll es wohl auch so etwas wie handschriftliche Notizen geben. Davon haben Andreas und Patrick keine. Sven schon. Seine Moleskin Notizen aus Meetings und dem harten Businessalltag werden mittels Scanbot einmal in der Woche digitalisiert. Aus mehreren Seiten wird so ein PDF zur Archivierung generiert. Buchhalter Andreas hingegen hat eine Numbers Tabelle zur Budget-Verwaltung worin sämtliche seiner Ausgaben im App Store, im Musikfachhandel und und und eingetragen werden. Ausgaben für Lebensmittel sammelt er per Launch Center Pro samt Ort, Betrag und Datum in einer CSV-Datei. Handschriftliche Notizen, digitale Notizen, OCR Neben Scanbot und Konsortien nutzt Patrick ab und an InstaWeb, eine App welche aus Webseiten ein PDF generieren kann und dieses auch neben dem Emailversand an Dropbox oder Evernote senden kann. InstaWeb erzeugt auch eine Titelseite mit dem Titel der Seite, URL und Datum des Aufrufs. Es gibt leider keine Option, um das Datum automatisch in den Dateinamen einzubetten. Patrick benutzt die App allerdings sehr selten, denn die meisten Dinge (ob Webseiten oder Notizen) schickt er in mittels Drafts, Launch Center Pro oder einem Bookmarklet in eine seiner laufenden Listen. Auf dem Mac entscheidet sich dann, ob und wohin archiviert wird oder ob radikal gelöscht wird. Die digitalen handschriftlichen Notizen von Andreas werden ab und an in Penultimate, Notability oder Anwendung X gesammelt und landen früher oder später in OmniFocus. Von dort aus geht die Reise für diese Notizen weiter und die Datei wird gelöscht. Als OCR App für iOS ist den Piloten nur PDFpen Scan+ von Smile eingefallen… was jeder von ihnen kennt, aber keiner nutz. Patrick hat noch TextGrabber von den OCR-Profis ABBYY installiert, welches aus jedem Foto oder Screenshot den Text herausfiltern kann… aber das hat er natürlich vergessen zu erwähnen. Auf dem Mac hat er vor geraumer Zeit mal Prizmo ausprobiert als es noch in Version 1 daherkam. Ihn hat in dieser frühen Version die Deutsche Erkennung nicht überzeugt, welche sich aber mittlerweile deutlich gebessert hat. Da PDFPenPro ein Schweizer PDF-Messer ist, hat er sich aber letzen Endes dafür entschieden. Neben der Schrifterkennung nutzt er hauptsächlich die “redact” Funktion, welche Text unkenntlich machen kann. Ansonsten schwört Patrick in Puncto OCR auf Evernote. Sven merkt an, dass das Hauptproblem hier wohl ist, dass Evernote das zwar vortrefflich macht, aber man leider, leider nicht umgewandelte, editierbare PDF’s aus Evernote exportieren kann. Evernote & Co. vs. die klassische Ordnerstruktur Bei Patrick kommen die “nicht sensiblen Sachen” nach Evernote und die sensiblen Sachen auf den NAS in eine Ordnerstruktur. Workflow Beispiel: Mit Scanbot im Dateinamen bereits Schlüsselwörter einbinden, welche dann von Hazel in die jeweiligen (Evernote) Ordner von SocialFolders verschoben werden. SocialFolders ist eine Sync-Anwendung, welche es ermöglicht von verschiedenen webbasierten Diensten eine lokale ordnerbasierte Struktur auf den Mac zu zaubern, z.B. ausgewählte Evernote Notizbücher. Das Nette daran ist, dass diese Ordner dann auch ‘zurücksynct’ werden. Dieses Beispiel ist eigentlich nur grobe Theorie, den Patrick nutzt die nerdigere Variante, denn das ganze geht natürlich auch mit einem AppleScript anstatt SocialFolders. Apropos Nerd. Ratet mal wer wieder “Anti” ist? Richtig. Andreas. Er ist nun Anti-Evernote/-Yojimbo,/-DEVONthink, da diese “Inboxen” ihn zu sehr dazu verführen Unmengen an Daten einzusortieren. Dadurch ist nicht immer klar, ob das archivierte Wissen auch tatsächlich abrufbar ist in der jeweiligen “Inbox”. Sein erster Schritt war sich erst einmal um ein stark entschlacktes Evernote zu kümmern. Die daraus resultierende Folgeüberlegen war: Lohnt es sich für die paar Sachen, welche dort archiviert sind noch Evernote zu nutzen? Andreas beantwortet sich diese Frage mit einem klaren “Nein” und fährt seitdem mit einer zeitlosen und formschönen Ordnerstruktur, quasi also dem Jaguar unter den Archivierungssystemen. Wer wie Andreas die Schnauze voll hat von Evernote, der darf hier in seinem Blog weiterlesen, um zu erfahren, wie man den Absprung schafft. Passend zu diesem Exodus wirft Patrick ein, dass er den umgekehrten Weg beschritten hat. Er ist zurück zu Evernote gekrochen. Nun… um ganz ehrlich zu sein fährt er momentan doppelgleisig, also mit einer Ordnerstruktur, welche er exakt in Evernote nachbildet ( = spiegelt). Vorher hat er allerdings wie Andreas einen Frühlingsputz in Evernote machen müssen. Den Grund für seinen zweiten Frühling mit Evernote nennt er zwar nicht, aber die Leser der Show Notes sollen wissen, dass er wegen Evernotes fantastisch Suchfunktionen in Kombination mit Alfred dem Service eine zweite Chance gibt. Gerade on-the-go mit dem iPhone ist es für ihn praktischer, als sich auf dem kleinen Bildschirm durch eine Ordnerstruktur zu navigieren. Sven dagegen ergreift hier klar Partei. Er hat alles in Evernote und hat eine Pro-Abonnement, welches er von seinem Mobilfunkanbieter mitspendiert bekommt. Sein Pro-Tipp: Sensible Daten hat er in einem lokalen Evernote Notizbuch, welches nicht synchronisiert wird mit der Evernote-Wolke. In Evernote kommt bei ihm nur der Stoff, welchen er langfristig zu archivierende gedenkt. Seine grobe Kampftaktik für den Import sieht so aus: Doxie PDF wird generiert > sinnvoller Name wird manuell gegeben mit der Hilfe von TextExpander > AppleScript + Hazel reagieren auf den Namen und sortieren die Datei in ein Evernote Notizbuch mit den passenden Tags. Evernote - Tags oder Notizbücher Sven hat weniger Notizbücher und mehr Tags. Er empfiehlt euch einen Artikel von Michael Hyatt, der sich mit genau diesem Thema beschäftigt hat und zeigt wie man den Umstieg schaffen kann. Er illustriert wie man mit drei Notizbüchern zum smarten Tagging-Gott wird. Noch ein Buchtipp ist Evernote Essentials von Brett Kelly – die Evernote Bibel schlechthin. Patrick hat “wenige ausgewählte Notizbücher” (was übersetzt heißt 60 Notizbücher die sich auf 5 Gruppen aufteilen… zu seiner Verteidigung: vieles davon sind temporäre Projekte und Recherchenotizbücher). Er ist bestrebt wenig Tags zu vergeben, hat aber nach seinen Evernote-Frühlingsputz noch nicht die Tags in Evernote umbenannt. Diese unterscheiden sich noch von seinem seit Jahren bewährten System auf dem Mac und auf Pinboard. Randbemerkung: Auf dem Mac taggt er seit Mavericks mehr, z.B. Rechnungen (die er im übrigen nicht in Evernote hat… hört sich im Podcast so an… ist aber nicht so). Selbstgemacht oder doch lieber machen lassen? Nun habt ihr einen Einblick wie wir unser papierloses Dasein so fristen. Grundsätzlich soll man sich allerdings fragen, was kostet das ganze an Zeit? Andreas zum Beispiel als Freiberufler hat folgende grundlegende Überlegung angestellt: Er braucht 2 Stunden die Woche dafür. Seine Dienste als Freiberufler kosten xx EUR die Stunde für seine normale Arbeit. Im Moment ist er am probieren, ob sich für ihn einer der VPA-Dienste (Virtual Private Assistant) lohnen würde und ihn somit von dem ganzen Aufwand befreit. Falls ihr in einer ähnlichen Lage seid, wisst ihr nun was genau ihr in die Suchmaschine eures Vertrauens hämmern könnt. Andreas’ Empfehlung: freiarbeiter. Computer, hazel mir meine Dateien mal! Putzen macht Spaß, besonders wenn man wie Sven sagt, seinen digitalen VPA namens Hazel putzen, benennen, taggen und sortieren lässt. Hier ein paar handverlesene Beispiele unserer Aeronauten. Wer es ganz genau wissen möchte, hört am besten noch einmal rein. Ansonsten gibt’s jetzt einen spartanischen Auszug. Andreas Z. Wo wir schon beim Thema Tags sind, Andreas taggt zwar kaum was, aber was er geschickt mit Hazel abtaggt, dass sind seine Rechnungen. Andreas seine Dokumente sind wie folgt benannt: Dreistelliger Kundencode - Monat und Jahr (zweistellig) - Rechnungsnummer Hazel schaut, ob dieses Format vorliegt, taggt alles fein und sortiert es in den jeweiligen Kundenordner ein. Ist das Format nicht gegeben, wird nur getaggt. Link zum Screenshot Wer im übrigen eine guten und detaillierte Einführung in Hazel erwerben möchte, dem sei das Hazel Video Tutorial von Andreas ans Herz gelegt. iTunes Rechnungen drucken und taggen Obendrauf, völlig für lau gibt es ein Ubercast Exclusive für die Keyboard Maestro Nutzer unter euch. In Keyboard Maestro wird die Rechnung benannt und gedruckt: Link zum Screenshot … und Hazel sorgt dann für die Archivierung der Datei: Link zum Screenshot Patrick W. Link zum Screenshot Das obige Beispiel hat Patrick am Start für sämtliche seiner PDF’s die er herunterlädt. Je nach Quelle wird eigentlich nur die URL und das Datumsformat leicht angepasst. Anmerkung: “Full Name” ist noch ein Relikt aus der Zeit bevor es die Source URL Regel gab… eigentlich brauch man das gar nicht mehr. Sven F. Bei Fechners wird oft direkt Evernote geschickt, und hier gibt’s eine extra Packung AppleScript zum Hazel-Vergnügen: Link zum Screen Shot Lese-Empfehlungen Buch Tipp: “Evernote Essentials” von Brett Kelly Buch Tipp: “Paperless” von David Sparks Paperless Blog: DocumentSnap von Brooks Duncan In Spenderlaune? Wir haben Flattr und PayPal am Start und würden uns freuen.